a. Anlegen eines Depots

Ein Depot kann gratis online erstellt werden.
Der Benutzer füllt ein Formular mit folgenden Daten aus:
1. Titel des Werks (ev. Werktitel)
2. Genre des Werks
Die Daten von max. 4 Koautoren können hinzugefügt werden.
Daraufhin können 4 digitale Dateien mit dem Depot verknüpft werden.
Die digitalen Dateien müssen folgenden Bedingungen entsprechen:
• Maximum 10Mb / Datei
• Nur folgende Formate sind zulässig: doc (Word), pdf (Adobe), mp3 (Musik), wma
(Musik), gif (Abbildung), jpg (Abbildung), bmp (Abbildung), tiff (Abbildung), png
(Abbildung), mp4 (Video), avi (Video), mpeg (Video), xls (Excel), zip, rar, mdb
(Datenbank)
Nach Validierung des Formulars und Genehmigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden die Dateien hochgeladen.

b. Depotbestätigung

Sobald die Dateien hochgeladen sind, erhält der Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail mit
folgenden Daten:
• Titel des Werks
• Name & Vorname
• E-Mail-Adresse
• Einzigartige Referenznummer des Depots
• Datum & Uhrzeit des Depots
• Name, Dateigröße und Typ jeder hochgeladenen Datei
• MD5- & SHA256-Prüfsumme jeder Datei (siehe weiter: Verschlüsselung)
Die E-Mail wird digital unterzeichnet (siehe weiter: Verschlüsselung).

c. Konsultation des Depots

Im Fall eines Gerichtsurteils oder eines Konflikts kann der Benutzer SABAM ersuchen, einen 'Nachweis' des Depots zu erbringen.
Vorgangsweise:
1. Der Benutzer sendet die E-Mail mit der erhaltenen PDF-Datei an SABAM weiter, mit
Angabe seiner Postadresse:
2. Der Benutzer erhält von SABAM eine E-Mail mit Zahlungsinformationen
3. Der Benutzer überweist 30 Euro auf das Konto von SABAM
4. Sie erhalten ein Formular mit folgenden Angaben per Post:
• Titel des Werks
• Vorname und Name
• E-Mail-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Depots (Serverzeit).
• Einzigartiger Depotcode
• Links zu den deponierten Dateien (bleiben 1 Jahr gültig, mit max. 30 Downloads)
• MD5 & SHA256 Prüfsumme jeder Datei
Dieses Formular wird von einem Mitarbeiter von SABAM abgestempelt und unterzeichnet.

d. Depotdauer

Depots bleiben 5 Jahre lang gültig. Nach diesem Zeitraum werden sie - außer im Fall einer Verlängerung - vom Server gelöscht. Die Löschung erfolgt danach automatisch und ist definitiv.
Der Benutzer erhält automatisch eine vom System versendete E-Mail mit Angabe des
Verfalldatums des Depots, und zwar zu folgenden Zeitpunkten:
• nach 4,5 Jahren (6 Monate vor der Löschung)
• nach 4,75 Jahren (3 Monate vor der Löschung)

e. Depotverlängerung

Dauer der Verlängerung: 5 Jahre
Vorgangsweise:
1. Der Benutzer sendet den Verlängerungsantrag gemeinsam mit der originalen E-Mail
mit der Depotnummer und PDF an SABAM.
2. Der Benutzer erhält von SABAM eine E-Mail mit Zahlungsinformationen
3. Der Benutzer überweist 10 Euro auf das Konto von SABAM
4. Der Benutzer erhält eine E-Mail zur Bestätigung der Verlängerung des Depots (inkl.
Info über Dauer, Titel Nummer, …)

f. Verschlüsselung

Um das System vor Betrug zu schützen, werden von jedem deponierten Bestand zwei
digitale Kontrollzahlen berechnet: MD5 und SHA256. Die Methode zur Berechnung dieser beiden Kontrollzahlen ist gut dokumentiert, äußerst sicher und weltweit als Standard akzeptiert. Die Chance, dass zwei Dateien mit unterschiedlichem Inhalt identische Kontrollzahlen generieren, ist gleich Null. Jede Änderung des Inhalts der Dateien, wenn auch nur geringfügig, resultiert in völlig verschiedenen Kontrollzahlen.
Sie erhalten diese Kontrollzahlen per E-Mail (siehe: Depotbestätigung).
Bei einer Streitsache, bei der die Authentizität der von SABAM zur Verfügung gestellten
Dateien in Frage gestellt wird, kann dies neu berechnet werden, indem man die
Kontrollezahlen der zur Verfügung gestellten Dateien mit den Zahlen vergleicht, die der
Einreicher zum Zeitpunkt der Einreichung des Depots zur Bestätigung erhalten hat.
Weil diese Kontrollzahlen einfach selbst berechnet werden können, ist es möglich, die
Bestätigungs-E-Mail zu fälschen. Um diese Möglichkeit gänzlich auszuschließen, wird die
Bestätigungs-E-Mail digital unterzeichnet, gemäß dem RSA-Prinzip. Jede Änderung des
Inhalts dieser E-Mail resultiert in einer ungültigen Unterschriftenkontrolle.
Diese digitale Unterschrift ist per E-Mail einzigartig und kann nicht gefälscht werden.
Die Kombination der Kontrollzahlen und der digitalen Unterschrift garantiert die
Authentizität der Dateien.